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Por que sua empresa precisa de uma intranet

Pequenas empresas podem agir com rapidez.

Uma das coisas de que mais gosto em administrar uma empresa de pequeno porte é a capacidade de agir com rapidez.

As decisões não ficam emperradas nas diversas camadas do gerenciamento. Na verdade, muitas decisões são tomadas com as partes interessadas sentadas em uma mesa de conferencia.

Mas acaba chegando um ponto em que a empresa não pode mais usar esse tipo de organização. Você precisa de uma comunicação segura, constante e confiável com as demais pessoas da empresa para garantir o crescimento. Você precisa de uma intranet.

A intranet é semelhante a um site da Web e usa protocolos da Internet, mas é uma rede interna exclusiva de uma empresa. (Uma "extranet" também é um site da Web interno ou privado, mas os privilégios de acesso também se estendem a clientes, parceiros e/ou outras pessoas escolhidas.)

Muitas empresas grandes usam INTRANETS. A distribuição de informações é uma tarefa complicada quando a empresa tem 10.000 funcionários ou mais. As INTRANETS podem ajudar a curar essa dor de cabeça.

Consigo imaginar você dizendo, "Não tenho nem perto de 10.000 funcionários!" Mas eu posso dar três boas razões para sua empresa investir em uma INTRANET:

1. A comunicação fica prejudicada quando há mais de uma pessoa envolvida

Até mesmo uma empresa muito pequena enfrenta problemas de comunicação. Muitas pessoas descobrem o que está acontecendo com fofocas de corredor. As histórias vão mudando enquanto vão sendo transmitidas, o que acaba resultando em uma equipe mal informada e insatisfeita. Se você tem trabalhadores a distância, trabalhadores remotos ou funcionários que viajam muito ou uma empresa "virtual", os problemas de comunicação ficam ainda mais complicados.

Para que uma empresa tenha sucesso, todos os envolvidos devem entender suas metas. As metas a longo ou curto prazo não devem ficar restritas as reuniões da gerência. Todos precisam trabalhar juntos em busca dos objetivos comuns.

Uma intranet é o lugar perfeito para a publicação de relatórios semanais, memorandos e objetivos. Assim, fica tudo em uma só página.

Ainda que você não tenha funcionários trabalhando remotamente, sua equipe de vendas ou consultores não estão o tempo todo no escritório.

A criação de uma intranet pode melhorar a comunicação por meio de painéis de mensagens, mensagens instantâneas e bate-papos moderados. Como?

Vamos pegar como exemplo um cenário comercial típico. A equipe de vendas, que tem cinco pessoas, tem que fazer uma apresentação para o presidente sobre o aumento das vendas no próximo ano fiscal.

Essas cinco pessoas vão entrar em uma sala de conferencia, comer pizza, beber café e ficar por lá durante horas. A primeira reunião se transforma em uma sessão de brainstorming de três horas de duração. A segunda reunião começa com uma revisão das melhores idéias da primeira. Os participantes analisam por que as idéias vão funcionar ou não. Lá pela terceira ou quarta reunião, as cinco pessoas chegam às propostas finais.

O uso de painéis de discussão nos dias que antecedem as reuniões pode melhorar a experiencia. As idéias podem ser debatidas de antemão. Os participantes vem para a reunião mais concentrados nos pontos importantes.

2. Tempo é dinheiro

Eu sei que é um clichê. Mas é muito útil aqui.

A intranet permite a divulgação de informações críticas de forma que todos os funcionários possam ver. A divulgação de informações de recursos humanos também é importante. Um dos meus funcionários me contou que no escritório em que trabalhava, uma vez os funcionários perderam 45 minutos tentando descobrir se o dia seguinte do feriado de Páscoa era um feriado pago. O gerente de pessoal já tinha ido embora e ninguém mais sabia a resposta.

A divulgação de calendários, políticas e benefícios da empresa é um bom começo. Ela reduzirá o tempo perdido. Mas uma intranet não precisa ser usada só para divulgar informações básicas. Sua beleza é a interatividade.

Você pode economizar tempo com formas interativas. Pedidos de férias, pedidos de suprimento, alterações nos benefícios e muito mais podem ser gerenciados de forma rápida e eficiente.

A intranet deve sempre seguir bons princípios de organização. Organize suas informações de forma que fique o mais agradável possível. O objetivo é economizar tempo.

3. É melhor do que e-mail

Você pode estar pensando, "Por que o pessoal dos recursos humanos não pode simplesmente enviar o formulário por e-mail?" Ou "Eu me comunico bem com meus funcionários nas reuniões e usando informativos nos quadros de cortiça."

De acordo com Ward, o envio de diversas versões do mesmo documento ou apresentação por e-mail acaba resultando em confusão e, as vezes, excesso de informações.

Considere o mesmo grupo de vendas do exemplo anterior. Ele definiu os três principais caminhos que usarão para aumentar as vendas. Agora eles estão trabalhando em uma apresentação de PowerPoint.

Cinco pessoas trabalhando juntas em um único arquivo de PowerPoint podem levar a resultados desastrosos. Posso ouvir os gritos. "Quem tem a versão mais revisada?" "João, você me deu as figuras erradas. Eu pensei que já tínhamos definido isso." E assim por diante.

Com a intranet, as pessoas podem trabalhar em arquivos compartilhados e ter um local central onde armazenam o arquivo mais recente.

Isso também ajudará a economizar espaço no servidor. Pode parecer que não seja muito, mas guardar as versões de diferentes arquivos no computador de todas as pessoas envolvidas pode ocupar um espaço precioso.

Como começar

Antes de desenvolver uma intranet, é importante que você saiba o que você espera dela. É importante entender bem como os funcionários irão usá-la. Finalmente, é fundamental manter bons princípios de organização. Se for preciso clicar em cinco ou seis campos para encontrar um formulário de pedido de férias, o caminho está complexo demais.

Você também deverá decidir se deseja desenvolver sua própria solução. Um consultor pode desenvolver uma intranet com suas especificações. Ela terá a aparência e os princípios específicos da sua empresa. Além disso, há outras opções disponíveis. Há pacotes de softwares como o Windows SharePoint Services que permite a você personalizar e organizar quase tudo sozinho.

Além disso, há outras opções disponíveis. Há pacotes de softwares como o Windows SharePoint Services que permite a você personalizar e organizar quase tudo sozinho, usando o modelo de outra pessoa. O SharePoint custa US$39,95 por mês ou US$399 por ano, independentemente do número de usuários.

Alguns pacotes, como o Instant Intranet Builder, usam o Microsoft Access como o banco de dados principal. Eles incorporam mecanismos de vinculação para criar uma intranet fácil de usar. Você nem precisa de um profissional de TI para criar e desenvolve-la. Alguns outros softwares disponíveis incluem InfoStreet, IntraSmart e Intranet Suite.

Tem que ter alguma desvantagem, não é mesmo?

Para que a intranet esteja pronta para o uso, você precisa que alguém desenvolva e mantenha o conteúdo. A ideia é ter sempre a disposição informações atualizadas. Como você delega essas tarefas pode depender do tamanho da empresa. Se você só tiver 10 pessoas, uma pessoa pode ser suficiente para manter as informações.

Se a empresa for maior, provavelmente será necessário separar as atualizações de conteúdo entre os departamentos. Não importa o tamanho, você deve separar um tempo para manutenção na agenda dos funcionários. Não se esqueça de que estamos lidando com computadores. Nada acontece conforme planejado.

Também é preciso investir tempo no treinamento dos funcionários e, de repente, até gastar tempo convencendo funcionários antigos a usar a intranet. Depois que o sistema estiver funcionando e que todos já tenham entendido como ele funciona, o retorno do investimento será significativo.