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Como otimizar a sua intranet

Descubra como as redes internas podem facilitar o dia a dia de gestores e funcionários

Foi-se o tempo em que intranet era sinônimo de listas de ramais e fotos dos aniversariantes do dia. Hoje, com os recursos tecnológicos disponíveis, as redes internas se tornaram ótimas ferramentas de gestão e administração das empresas. Um bom exemplo do uso da intranet são as listas de tarefas, que permitem ao gestor acompanhar na rede interna a evolução do trabalho dos funcionários. Outra boa ideia é integrar a intranet com os sistemas de gestão, tornando os processos administrativos mais eficientes. Também é possível abrir a rede interna para os blogs dos colaboradores, o que contribui para melhorar o relacionamento entre os funcionários.

“Uma pequena empresa tem recursos escassos. Com a intranet, é possível ganhar tempo com eficiência”, diz Ronaldo Fujiwara, da agência especializada em comunicação digital NHW.

Se antes as intranets eram associadas às grandes corporações, hoje é cada vez mais comum encontrar pequenas e médias empresas plugadas na rede interna. A seguir temos algumas importantes informações para alavancar a sua intranet.

1. Identifique as necessidades

Para ter uma boa aceitação dos funcionários, um projeto de intranet precisa ser planejado em parceria. Foi o que fez Ângela Rodrigues Guimarães, sócia da Documentar, empresa de gestão de documentos. Antes de idealizar a rede, ela fez uma pesquisa com os funcionários para saber as necessidades de cada departamento.

2. Preste atenção ao visual

Um erro comum é tentar replicar o modelo do site. “Tenha em mente que as pessoas vão acessar a intranet várias vezes ao dia. Por isso, o visual deve ser mais leve”, diz Reck. A rede interna deve ser funcional e fácil de usar. Lembre-se que como é uma ferramenta de uso contínuo, a localização das informações precisa ser rápida.

3. Forme um comitê 

A intranet deve ser uma ferramenta descentralizada. Delegar a apenas uma pessoa a tarefa de alimentar o conteúdo é arriscado, pois não gera identificação. A melhor solução é montar um comitê, com funcionários de diferentes departamentos, que irão renovar esse conteúdo e tornarão a intranet mais dinâmica.

4. Integre a rede com o sistema de gestão 

Se a sua empresa trabalha com um sistema ERP, integrar algumas etapas com a intranet pode melhorar a eficiência dos processos administrativos. A Rosarial, empresa produtora de charque de Ibiúna (SP), decidiu integrar à intranet o Sistema de Gerenciamento de Indicadores (SGI), um relatório de dados da empresa. “Ter essas informações à mão auxilia na tomada de decisões rápidas”, diz Wellington Andrei Ribeiro, que coordenou a implementação da intranet.

5. Invista em conteúdo extra

Informações corporativas são importantes, mas conteúdo variado estimula os funcionários a usarem mais a intranet. Na rede interna de diversas empresas que utilizam intranet, por exemplo, os funcionários podem compartilhar qualquer artigo, texto ou link. Dessa forma é criado um ambiente propício para que os colaboradores publiquem conteúdos originais.

6. Implemente uma lista de tarefas 

Com o objetivo de aumentar a produtividade dos funcionários, é possível disponibilizar uma lista de tarefas na intranet. O funcionário preenche um formulário com seus dados pessoais e a tarefa que está executando, especificando o que já foi feito e o que falta fazer. Automaticamente, o gestor responsável recebe por e-mail um relatório com as atividades relatadas. Esse tipo de ferramenta melhora a relação entre diretores e funcionários.

7. Faça pesquisas 

Para aprimorar o conteúdo e os recursos da intranet, busque a aproximação com seus funcionários e todos os usuários da intranet. Essa prática permite que erros sejam mitigados em um menor espaço de tempo e ainda os feedbacks podem permitir evoluções importantes para a intranet.

8. Dê autonomia aos funcionários

“Uma intranet que só os gestores podem acessar é um problema. Os funcionários têm de estar envolvidos”, diz Fernando Pássaro, diretor da agência especializada VM2. Os supermercados D’Avó, por exemplo, criaram uma área de miniblogs na intranet. Ali, os funcionários das nove lojas podem montar suas páginas.

9. Acompanhe a audiência

Para tornar a ferramenta mais eficiente, é fundamental saber o que os funcionários estão acessando. Descubra onde eles estão passando mais tempo, o que eles buscam, e analise os resultados. Para isso, basta utilizar serviços de análise disponíveis na internet, como o Google Analytics.

10. Disponibilize máquinas

Nem todos os funcionários têm acesso a um computador. Vendedores e atendentes, entre outros, passam o dia inteiro longe de um terminal. É preciso criar alternativas para que essas pessoas façam uso da intranet.